Es ist 2021 und modulare Produktivitätslösungen wie Notion, Coda, Milanote und Roam Research übernehmen den üblichen Arbeitsbereich unter den Teams. Die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit von Trello, Asana und Jira sind jedoch immer noch unerreicht. Unter all diesen Tools sind sowohl Notion als auch Asana zwei der beliebtesten Tools zum Verwalten von Projekten.
Vorstellung gegen Asana
Auf den ersten Blick werden Sie feststellen, dass Notion und Asana hinsichtlich der Projektmanagementfunktionen identisch sind. Wenn Sie jedoch tiefer graben, werden Sie ein Meer von Unterschieden zwischen den beiden Lösungen sehen. Wenn Sie zwischen Notion und Asana verwechselt werden, lesen Sie den folgenden Vergleich, um das perfekte zu finden Projektmanagement-Tool für Ihr Team.
Plattformübergreifende Verfügbarkeit
Die plattformübergreifende Verfügbarkeit spielt bei Projektmanagement-Apps eine große Rolle. Ihre Teammitglieder befinden sich möglicherweise auf verschiedenen Plattformen, und einige möchten möglicherweise Aufgaben auf mobilen Geräten unterwegs verwalten und anzeigen.
Notion ist für iOS, Android, Mac, Windows und Web verfügbar. Um ein nahtloses plattformübergreifendes Erlebnis zu bieten, verwendet das Unternehmen dieselbe Benutzeroberfläche für Mobilgeräte, PCs und das Internet.
Mobile Apps von Notion sind jedoch eine große Enttäuschung. Anstatt nativ zu sein, sind sie im Wesentlichen Web-Wrapper und benötigen zu viel Zeit, um einfache Aufgaben zu erledigen.
Asana hat native Apps für Android und iOS. Sie müssen die Webversion auf einem Desktop verwenden. Ich hoffe, dass das Unternehmen in Zukunft eine native Mac-App mit Catalyst bringt. Jira hat es bereits getan. Warum kann Asana das nicht?
Benutzeroberfläche
Notion bietet eine riesige leere Leinwand im Voraus. Sie können entweder von Grund auf neu organisieren oder Vorlagen verwenden, um loszulegen.
Die wichtigsten Optionen wie Seiten und Unterabschnitte befinden sich links. Die Sache mit Notion ist, dass nicht jedes UI-Element und jede Bearbeitungsoption auf den Benutzer geworfen wird. Die wichtigsten Optionen sind verfügbar, sobald Sie den Befehl "/" verwenden. Durch das Speichern nützlicher Notion-Befehle können Sie später Zeit sparen.
Sie werden einen anderen Ansatz zwischen Asana und Notion direkt von der Benutzeroberfläche aus bemerken. Asana bietet verschiedene Vorlagen für den Einstieg. Basierend auf Ihren Anforderungen können Sie eine relevante Vorlage auswählen.
Alle Ihre Aufgaben, Ziele, Portfolios und Teammitglieder befinden sich im linken Bereich. Ich mag Asanas Ansatz hier.
Projekt- und Aufgabenverwaltung
Reden wir über den Elefanten im Raum. Sie werden wahrscheinlich zwischen Notion und Asana wählen, basierend auf ihren Projekt- und Aufgabenverwaltungsfunktionen.
Sie können Aufgabenlisten für Notion und Asana erstellen. Dies verringert Ihre Abhängigkeit davon, sich ständig in Listen anderer Aufgaben-Apps wie Todoist oder TickTick zu bewegen.
Sie müssen Projektverwaltungsvorlagen für Notion verwenden. Sie finden solche Vorlagen in der Notion-Vorlagengalerie und wählen eine entsprechend Ihren Anforderungen aus.
Die Roadmap- und die wöchentliche Agenda-Vorlage von Notion sind zwei meiner Favoriten aus der Liste. Sie eignen sich für die Verwaltung kleiner Projekte, und ich empfehle jedem demütig, sie auszuprobieren.
Sie können laufende Projekte verfolgen, Probleme hinzufügen, Tags integrieren, sie für ein Teammitglied freigeben und vieles mehr. Nicht nur das, sondern man kann auch auf die Registerkarte tippen und alle Details dazu sehen.
Die Zeitleistenansicht von Notion ist eine weitere Datenbankansicht, mit der Sie dieselben Informationen auf vielfältige Weise anzeigen können. Es baut auf dem klassischen Gantt-Diagramm auf, nur mit weitaus mehr Flexibilität und Anpassbarkeit. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über eine Datenbank, die alle Ihre Engineering-Projekte enthält. In einer Zeitleistenansicht wird angezeigt, wie lange die Erstellung dauert und wann sie gestartet werden.
Mit Asana können Sie Kollegen einladen, bevor Sie ein Projekt erstellen. Sie können jederzeit mehr aus den Vorlagen einladen.
Im folgenden Beispiel habe ich die Team Brainstorm-Vorlage ausgewählt, um alles anzuordnen. Hier erfahren Sie, wie Sie Details hinzufügen können.
Standardmäßig gelangen Sie zu einer Projektübersicht im Kanban-Stil. Die wahre Kraft liegt im oberen Band. Hier sind die Optionen, mit denen Sie spielen können.
In der Listenansicht werden die Projektdetails in der Liste angezeigt. Auf der Registerkarte "Zeitleiste" werden die laufenden Projekte in einem Zeitleisten-Diagramm angezeigt. Dies ist eine kostenpflichtige Funktion (auf die später noch eingegangen wird).
Sie können Aufgaben auch in einer Kalenderansicht anzeigen. Den Projektfortschritt kann im Abschnitt Fortschritt angekündigt werden. Sie können die Konversation starten, Aufgaben hinzufügen und weitere Mitglieder aus einer beliebigen Vorlage einladen.
Mit Asana können Sie beliebig viele Vorlagen für ein einzelnes Projekt hinzufügen. Die meisten Teams halten sich an die Vorlage Produktprojektplan und Fehlerverfolgung, um die Projekte zu verwalten.
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Eigenschaften
Notion kann Ihr ultimativer Arbeitsbereich sein, um die Informationen und die Arbeit Ihrer Teams zu organisieren. Sie können einen Abonnement-Tracker, ein Finanz-Tool, eine Buch-Tracking-Seite und mehr erstellen. Die Möglichkeiten sind endlos.
Meine Lieblingsfunktion von Asana ist Rules. Es funktioniert als Automatisierung in der Software. Sie können die Regeln basierend auf Ihren Anforderungen erstellen.
Sie können Regeln festlegen, z. B. wenn ein Teammitglied eine Registerkarte zur Überprüfung von Aufgaben verschiebt, wird das Qualitätskontrollteam automatisch markiert und über den Fortschritt benachrichtigt.
Ein weiteres Beispiel - Tags. Angenommen, Sie haben eine Aufgabe als Priorität 1 markiert, dann wird der Hauptmanager automatisch markiert und benachrichtigt. Sie fügen ein Design-Tag hinzu, und der Design-Lead wird über die Änderung alarmiert.
Preis
Notion ist für den persönlichen Gebrauch völlig kostenlos. Bei der Teamfreigabe können Sie bis zu 5 Benutzer zu einem Team einladen. Die bezahlten Pläne beginnen bei 4 USD pro Mitglied und Monat.
Die Preise für Asana beginnen bei 11 USD pro Mitglied und Monat. Es befindet sich auf der höheren Seite, aber Sie erhalten auch Funktionen wie die Zeitleistenansicht, die Kalenderansicht (diese ist wirklich nützlich) und Regeln.
Verwalten Sie Projekte wie ein Profi
Der Begriff funktioniert am besten als persönliches Wiki. Das Projektmanagement empfehle ich für kleine Teams und Basisprojekte. Für ein großes Team mit mehr als fünfzig Mitgliedern und einem komplexen Projekt würde ich Asana empfehlen.
